流程管理已经成为一种重要的企业运作和管理的手段,随着流程管理理论的不断发展、管理实践的不断丰富和实业界的广泛应用,对于运用流程管理方法提升企业提升核心竞争力、促进企业发展战略实现的功效,已逐步得到企业管理者的认可与青睐。从顶层的战略决策,到具体的业务领域,企业管理者都应正视流程管理的重要性,重视关键业务环节的流程管控,从而为企业的高质量发展保驾护航。流程成为几乎所有的绩效提升的项目所面临的最大的问题,要想绩效提升项目得到很好的效果,就必须对业务流程进行改进或创新。
那怎么能快速了解企业自身关键业务环节问题并采取相应的流程措施进行分析流程管理呢?我们发现流程管理在企业实践中有许多共性问题,针对这些不通过行业中的问题形成了一些普适的模式。下面举了很多例子来说明这一模式如何被应用于营利性企业。这些模式是在各个企业中都使用过的,是有用的“消防启动器”-帮助团队考虑设计和建立流程的其他备选方式,可以有效管控关键风险点,有效防范企业面临的各种风险。
模式1:精简流程——消除或减少非增值活动
描述
在竞争激烈的市场中,流程设计直接影响企业的灵活性和适应性。企业应按顺序评估流程步骤,消除任何不增加价值或对增加终端客户所需的价值无益的步骤,使用这种方法以确保流程有效地运行。非增值步骤会增加不必要的成本、时间和监管流程,更糟的是,它们会分散增值活动的注意力。作为预防措施,始终要确认遭到淘汰的步骤不会给其他股东增加价值。
实例应用
*流程开始的时候我们通常需要汇报和确认步骤,但它们的价值会随着时间的推移而遭到破坏,因为没人愿意去审查报告并对其作出调整。
模式2:单人作战
描述
企业应安排单人完成工作。此人负责流程的所有步骤,但其可能依靠业务伙伴为最终产品的交付提供投入或增加一些零件。该模式的目的是通过确保连续性的工作来减少浪费和库存(即符合精益原则)。当流程中的投入、输出或步骤发生变化时,该模式也是有效的。个人总是具有比团队更快的反应能力,这就消除了其在整个流程中的沟通障碍。这种模式的另一种版本是对执行人进行交叉培训,随着时间的推移使他们能够在流程中适应多个角色,熟悉程度加深从而增加其对变化作出反应的灵活性。
实例应用
*前台服务人员:负责处理各种形式的客户服务,但必要时可把工作转交给其他人员。
*模具技师:完成为最终产品创建专用组件的流程。
模式3:打破各职能范围之间的障碍,扩大各职能部门的流程范围
描述
现代组织结构和管理方式是从诞生于军事冲突和工业革命的思想中发展而来,沿用至今存在很多缺陷。其组织边界影响信息流阻断,限制了工作和信息从企业的各个部门之间的流动,使流程实施无法有效配合。这种情况可以通过扩大流程改进工作的范围、消除不同职能部门之间工作交接管理的必要性而得到缓解,这样做的好处是使在整个点到点的流程中的工作更加流畅。有时,法律或监管条例会妨碍点到点流程的实施。
实例应用
*从点到点的角度看汽车生产线的管理。
*客户关系的责任人拥有客户与企业互动的各个方面。
模式4:在最佳场所、最合适的时间使用最好的资源完成工作
描述
流程改进产生的价值最大化的关键在于根据目标和时间优化资源配置,企业应在合适的时间给流程分配出具有适当技能的人员,不要安排技能超群的人力资源去完成可以由另一个人完成的工作。企业应根据实际情况对每个人工作进行特定划分,有些工作由单人完成,而流程的其他部分则由技能更强的人来完成。当工作人员的技能、资源的可获得性或所需设施的可获得性上存在差异时,应使用该模式。我们在使用该模式时要注意的一点是,我们要完成的工作必须相当标准。
实例应用
*医疗行业:在医生进行诊断之前,让护士把有关病人的重要体征和基本信息收集整理好。
*快餐店:把食物送到餐馆之前将其准备好。
*汽车保养:让学徒做类似换机油等简单的工作;让有经验的机修工做更具挑战性的工作,如更换发动机。
模式5:聘请社会服务商
描述
该模式聘用流程服务商来管理工作流以及负责流程的顺利运行。通常,这种模式包括向专门人员分配工作及得到完成后的工作回报。当社会服务商确认工作是以正确的方式得以完成,并将其转到下一个专业人员处进行进一步处理时,他们就带来了附加值。有时,社会服务商可以完成工作的一部分。这种模式在两种情形下会很有效。一种是当工作流程需要为特定工作进行调整时(如当需要加快某些客户的工作时,就要对工作流程进行优先排序),另一种是为完成产品生产而需要一些专业资源时。该模式成功的关键是要充分跟踪即将交付的产品,便于让社会服务商监管工作流程及完成部分流程所需可用的专门资源。
实例应用
*修建房屋时聘用分包商的总承包商,如建筑师、水管工、电工、图画设计师等。
*私人银行家与其他银行业专家(如投资顾问、抵押贷款银行家、外汇买方等)合作,为高净值客户提供服务。
模式6:装配线:专业执行人员
描述
该模式聘用一批工人,每个人从#网上立案流程#事工作的一个部分来共同完成最后的产品,促使这个模式成功的一个关键因素是适时执行每项任务。该模式适用的条件是:即将交付的产品是标准化的,彼此差异不大;人们看重产品的质量和一致性;工作人员住在同一个区域。实例应用
*在装配线上制造汽车。
*快餐店里做三明治的面包师:他们每个人给三明治添加一种不同的菜品。
模式7:同时进行多个流程来最大限度减少延迟
描述
流程往往包含可以同时执行的步骤,以消除浪费在等待准备产品零件上的时间(和金钱)。这个模式适用于两个步骤之间没有直接依赖关系的流程。采用该模式时,一定要确定将要同时执行的活动带来的所有产品,并确保同时进行的活动之间没有依赖关系。
实例应用
可用于处理按揭贷款申请,并向多个专家发送信息,以完成他们各自在流程中的职责。
模式8:差异化竞争,为客户提供附加价值
描述
企业为了将自己的产品与其竞争对手的产品做差异化竞争,针对消费者的某一特定需求来开发自己的产品或服务,采用一种竞争策略扩展产品或服务来为消费者提供更大的价值,以便在市场竞争中脱颖而出。使用这个模式时,企业要站在客户的角度询问客户看重什么、什么会使他们的体验更为愉快。当你们的产品与竞争对手的产品区别很有限时(即产品/服务是一种商品),可以使用这种模式。使用这种模式的前提要确保推广这个策略所产生的额外成本能够由附加收入或新的收入来源所抵消。
实例应用
*购买机票时能够同时预订酒店和交通服务。
*购买产品时能够同时得到送货和安装服务。
#流程管理模式
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